Dopo una partenza veloce, per molti non programmata, siamo entrati nell’era della videoconfernza. Oramai viene utilizzata spesso anche in sostituzione di riunioni che potrebbero svolgersi in sicurezza dal vivo, per velocizzare le procedure e per evitare perdite di tempo. In sostanza la videoconferenza, da sistema emergenziale, come era considerato ai suoi esordi, si e’ trasformato in normale e preferenziale sistema di comunicazione veloce tra le persone specie in ambito aziendale, della formazione e tra breve si auspica lo diventi anche in ambito giudiziario, evitando viaggi spesso totalmente inutili per raggiungere mete che non richiedono una presenza fisica per migliorare lo scopo.
E’ evidente che questo non valga per riunioni che richiedano una attivita’ pratica collettiva, come ad esempio una esercitazione pratica su una attrezzatura, ma questo oramai, con sistemi avanzati di rappresentazione multicamera, con la scarsa latenza, che tra breve sara’ implementata dal 5g, sara’ un gap facilmente superabile rispetto ad una esperienza dal vivo.
Ma quali sono i problemi che emergono da questo tipo di collegamenti e quali sono i comportamenti che bisogna tenere in base alle riunioni dal vivo? Ci si pone il problema in quanto, sempre piu’ spesso si vedono in rete e nelle video-conferenze comportamenti che lasciano d’istinto perplessi e sui quali vale la pena di approfondire.
Innanzitutto bisogna considerare che la video-conferenza avviene tra esseri umani e non tra un computer ed un essere umano. E’ per questo motivo che vale la pena di ricordare quelle che possono essere considerate regole di bon ton e che cominciano da prima della riunione, terminando anche dopo il termine della stessa.
1-PRIMA DELLA RIUNIONE-Innanzitutto va considerato che e’ indispensabile testare i propri sistemi di videocomunicazione con i tester integrati in tutti i software di comunicazione. E’ inaccettabile presentarsi ad una riunione , per quanto virtuale, senza audio, con il video troppo buio oppure assente etc.
2-PUNTUALITA’. La puntualita’ e’ essenziale, come lo e’ per tutti gli appuntamenti in genere, ma lo e’ di piu’ in ambito lavorativo oppure in ambito formativo. Ricordiamoci che dall’altra parte ci sono persone che potrebbero avere rinunciato alle loro cose private per arrivare puntuali alla riunione e non e’ giusto farle attendere.
3-COMUNICAZIONI. Quando si entra in una riunione, bisogna salutare, appalesarsi, evitando di entrare furtivamente,senza far capire, all’interlocutore oppure agli altri partecipanti, che si e’ entrati. Ovviamente si e’ esentati in caso di grandi riunioni con decine di partecipanti.
4-TELECAMERA: la telecamera DEVE essere tenuta sempre accesa. Dall’altro capo della rete c’e’ un essere umano e la sua prestazione oppura la sua percezione dell’interlocutore potrebbe essere ridotta nel caso in cui non fosse chiaro se lo stesso interlocutore sia presente oppure sia andato altrove. Immaginate di traslare un comportamento contrario in ambito presenziale: mentre un docente sta parlando voi vi alzate ed andate a prendere un caffe’ in un altra stanza lasciando la porta aperta per continuare a sentire quello che dice. Che ne penserebbe di voi? L’illuminazione della sala deve essere adeguata per consentire di ridurre quello che in gergo tecnico viene chiamato ‘rumore digitale’ ovvero i pallini che appaiono in una immagine poco luminosa.
5-Sfondo: lo sfondo deve essere neutro per evitare di confondere i partecipanti rispetto agli argomenti trattati: sfondi animati e non pertinenti alla riunione non sono accettabili, ade esclusione di loghi aziendali.
6-MICROFONO: il microfono va disattivato quando non si parla. Ricordando che i sistemi di videoconferenza non vi fanno ascoltare voi stessi con la conseguenza che potreste non sentire la vostra barba oppure i vostri orecchini che strusciano sul microfono facendo un rumoraccio. Se e’ possibile utilizzare un microfono da tavolo professionale quanto piu’ vicino alla bocca, per evitare quello che in gergo tecnico viene chiamato ‘ambiente’ ovvero il riverbero della sala che confonde l’interlocuzione.
7-PRIVACY: e’ sempre meglio utilizzare uno spazio dedicato, esclusivo, che non faccia vedere in che ambiente ci troviamo. A questo scopo va benissimo utilizzare uno sfondo digitale integrato in molti software di videoconferenza, come ad esempio Blur di Zoom, che sfoca lo sfondo.
8- MANGIARE E BERE: bere un goccio d’acqua e’ sempre lecito, ma mangiare oppure consumare alcolici durante una riunione e’ completamente fuori luogo, anche in una video-conferenza destinata a funizonari di una ditta che li produce.
9-MODO DI PARLARE: per quanto e’ sempre meglio che tutti usino le cuffie per evitare ritorni sgraditi verso il microfono, e’ indispensabile scandire bene le parole per evitare di essere incompresi e per evitare di infastidire gli altri partecipanti.
10-CHAT utilizzare la chat solo se richiesto dal relatore e non per iniziativa personale.
Queste sono le regole di base che ad oggi sono comunemente accettate come valide per apparire educati alla video-conferenza, e come si dice: essere educati non e’ obbligatorio ma ci fa apparire migliori.
